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Los tipos de licencias de software más comunes son la perpetua, la de suscripción, OEM, Retail, por usuario, por dispositivo y las de código abierto o freeware. Cada una define cuánto se paga, dónde se instala y quién puede usarla. Elegir una licencia incorrecta genera problemas de cumplimiento y de soporte que suelen descubrirse en una auditoría.
Licencia perpetua: se paga una vez, se usa para siempre (con limitaciones)
La licencia perpetua se compra una sola vez y no requiere renovación. Ejemplos: Office 2021 u Office 2024, Windows 11 Pro OEM o SQL Server Standard. El software se puede usar indefinidamente en la versión adquirida. La limitación: las nuevas versiones requieren nueva compra, y el soporte del fabricante para versiones antiguas termina en algún momento. Tiene sentido para software que no cambia rápido y no necesita integrarse con servicios en la nube.
Licencia de suscripción: se paga mensual o anualmente, siempre en la última versión
La suscripción se renueva periódicamente, y mientras está activa da acceso a la versión más reciente y al soporte del fabricante. Ejemplos: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, AutoCAD y muchos antivirus. Si se cancela, el acceso al software cesa, aunque en algunos casos los archivos siguen accesibles por un período. Es la opción práctica para software que evoluciona rápido o integra servicios en la nube.
Licencia OEM vs. Licencia Retail: la diferencia que más confunde
La licencia OEM viene ligada al equipo en el que se instala y no se traslada a otro; es más económica porque se vende con el hardware. La Retail (FPP, Full Packaged Product) puede reasignarse a otro equipo si se desinstala del anterior; es más cara y más flexible. Para empresas que compran equipos nuevos y no los reutilizan, OEM suele bastar. Para empresas que rotan equipos, Retail o una suscripción tienen más sentido. La guía de licenciamiento Microsoft detalla también ESD, CSP y volumen.
Licencias por usuario vs. licencias por dispositivo
Una licencia por usuario autoriza a una persona a usar el software en los dispositivos que emplea personalmente, como el PC de oficina, el portátil y el celular. Una licencia por dispositivo autoriza el uso en un equipo específico, por cualquier persona. Microsoft 365 se licencia por usuario; Windows OEM, por dispositivo. Conocer la diferencia evita incumplir los términos sin darse cuenta.
Software libre y open source: gratuito no significa sin restricciones
El software de código abierto, como LibreOffice o Linux, se puede descargar y usar gratis, pero sus licencias (GPL, MIT, Apache, AGPL) tienen condiciones distintas. La GPL exige que el software derivado también sea abierto; la AGPL extiende esa exigencia al software ofrecido como servicio; otras licencias permiten el uso comercial sin restricciones. Si la empresa incorpora componentes de código abierto en su software, conviene verificar cada licencia: una auditoría puede revisarlas igual que las comerciales.
Freeware vs. Free Software: la diferencia importa
Freeware es software gratuito pero propietario: se usa sin pagar, pero no hay código fuente y los términos pueden prohibir el uso comercial. Muchas herramientas gratuitas de productividad prohíben explícitamente su uso en empresas. Antes de instalar una aplicación gratuita en equipos corporativos, conviene revisar sus términos de uso. Free Software, en el sentido de la Free Software Foundation, se refiere a libertad de uso, modificación y distribución, no necesariamente a precio cero.
Auditoría de software: cómo saber si la empresa está en cumplimiento
La gestión de activos de software (SAM) consiste en inventariar todo el software instalado y compararlo con las licencias disponibles. Herramientas de inventario pueden generarlo automáticamente. Hacerlo de forma proactiva permite regularizar situaciones de incumplimiento antes de que las detecte un auditor externo o el fabricante.
Conclusión
El licenciamiento correcto protege a la empresa legalmente y garantiza soporte y actualizaciones del fabricante. Lasus asesora sobre el tipo de licencia correcto para cada software y presupuesto, con factura electrónica que acredita la compra.
