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El ecosistema de licencias de Microsoft puede parecer abrumador al principio: OEM, FPP, Open License, CSP, MPSA, Microsoft 365, EA... Pero para la mayoría de PYMES colombianas, la decisión se reduce a 3-4 opciones. Esta guía explica las diferencias que realmente importan y cuándo conviene cada una.
Licencia OEM: barata, pero con restricciones
OEM (Original Equipment Manufacturer) es la licencia que viene preinstalada en el equipo al comprarlo. Es la forma más económica de obtener Windows o algunas versiones de Office. La restricción principal: la licencia OEM está atada al hardware del equipo en el que fue instalada originalmente — si el equipo se daña más allá de la reparación, la licencia se pierde con él. No puede transferirse a un equipo diferente. Para empresas que compran equipos nuevos que ya incluyen Windows OEM, esto no es un problema. Para empresas que quieren flexibilidad de mover licencias entre equipos, necesitan licencias Retail o de Volumen.
Licencia Retail (FPP): flexible pero más cara
Las licencias Retail (también llamadas FPP — Full Packaged Product) se pueden transferir a un equipo diferente si el equipo original es dado de baja. Son más caras que OEM pero ofrecen mayor flexibilidad. Son la opción correcta para empresas que renuevan equipos frecuentemente y quieren reutilizar las licencias en equipos nuevos, o para software que se instala en el equipo del empleado independientemente del hardware (como Office 2021 Perpetuo).
Microsoft 365 (suscripción): la opción más popular para empresas hoy
Microsoft 365 es la suite de productividad en la nube de Microsoft: incluye Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Teams, Exchange Online, OneDrive, SharePoint, y en los planes superiores, herramientas de seguridad (Defender, Intune). Es una suscripción mensual o anual por usuario. Las ventajas para empresas: siempre se tiene la versión más reciente, una sola suscripción cubre hasta 5 dispositivos por usuario, escala fácilmente al agregar o quitar usuarios, y los planes Business Premium incluyen herramientas de seguridad y gestión de dispositivos que de otro modo costarían por separado. Para la mayoría de PYMES colombianas de 5-300 usuarios, Microsoft 365 Business Standard o Business Premium es la opción más conveniente.
Open License / MPSA: programas de volumen para compras grandes
Para empresas que necesitan más de 5-10 licencias perpetuas de productos Microsoft (Windows, Office, SQL Server), los programas de licencia por volumen (Open License o MPSA) ofrecen precios menores que comprar licencias individuales. Open License requiere compra mínima de 5 licencias. MPSA (Microsoft Products and Services Agreement) es para empresas con compras mixtas de software, servidores y nube. En Colombia, estos programas se gestionan a través de distribuidores autorizados como Lasus.
Enterprise Agreement (EA): solo para grandes corporaciones
El Enterprise Agreement es un contrato de 3 años de licenciamiento completo de Microsoft para organizaciones con más de 500 usuarios. Incluye actualizaciones garantizadas durante el período del contrato, Software Assurance (derechos de actualización a nuevas versiones), y precio fijo durante 3 años. Para PYMES colombianas de menos de 200 usuarios, el EA raramente es la opción más conveniente — Microsoft 365 o MPSA ofrecen más flexibilidad a menor costo.
El error más frecuente: Windows Home en equipos corporativos
La trampa más común en PYMES colombianas: comprar equipos 'baratos' en el mercado informal o retail con Windows Home (o incluso sin licencia), y luego descubrir que no pueden unirse al dominio, no tienen BitLocker o generan problemas de compliance en auditorías de software. El diferencial de precio entre un equipo con Windows Home y uno con Windows Pro es menor que el costo de regularizar las licencias después, especialmente considerando las multas de la DIAN por software sin licencia.
Conclusión
Para la mayoría de PYMES colombianas de 5-100 usuarios, la recomendación es Microsoft 365 Business Standard o Premium como base, con licencias OEM de Windows incluidas en los equipos al comprarlos. Lasus puede hacer el cálculo de TCO comparativo entre opciones de licenciamiento para el tamaño y caso de uso específico.
